個人情報保護方針

当社は、企業のディスクロージャー・IR実務を支援する事業を行っております。その中で、個人情報を保護することは、当社の事業活動の基本であるとともに重要な社会的責務であると認識し、個人情報の適正な取り扱いのために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、以下のとおり実施します。

• 個人情報に関する法令、規範を遵守し、取り扱う部門ごとに個人情報の管理責任者を置き、管理責任者に適切な管理をさせることで、個人情報の保護に努めます。
• 公正かつ適法な方法で個人情報を取得、利用及び提供し、目的外利用を行わないための具体的な措置を講じます。
• 個人情報を安全かつ正確に管理し、個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざん及び漏えい等を防止するための措置を講じると共に、万一の発生時には速やかな是正対策を実施します。
• 本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。また、当社が、個人情報の処理を外部へ委託する場合には、当社と同様に適切な管理を行うよう、契約によって義務づけます。
• 個人情報及び当社の個人情報保護マネジメントシステムに関する、苦情及び相談については、下記問い合わせ窓口にて速やかに対応します。
• 当社の個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し、その改善に努めます。

2005年3月8日 制定
2009年9月1日 改正
2010年6月7日 改正

株式会社プロネクサス 代表取締役社長
上野 剛史
個人情報保護に関するお問い合わせ先 社長室
TEL:03-5777-3145
E-Mail: asp@pronexus.co.jp

株式会社プロネクサス
個人情報保護管理者 コンプライアンス・品質管理部 部長 塚本 昌弘

直接書面にて個人情報を取得する場合は、その都度事前に利用目的を明示いたします。
また、直接書面以外の方法により個人情報を取得した場合（電話など）や、公開情報（電話帳や名簿、Webなど）から間接的に個人情報を取得した場合の利用目的につきましては、以下のとおりです。

当社は第三者に提供することを利用目的として、個人情報を含んだ企業情報データベースを保有しております。

利用目的の達成のため、業務の一部を委託する場合があります。委託先での個人情報の管理については、当社と同等レベルを保証する契約書を交わしています。

当社は、個人番号および特定個人情報を適正に取扱うため、以下のとおり定めます。

以下の要求および苦情に対しては、下記の対応窓口にて適切に対応いたします。

直接ご来社いただいてのお申出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承ください。手続きの詳細につきましては、下記「個人情報の開示等の手続きについて」をご覧ください。
なお、当社は下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、同団体へお申し出いただくこともできます。

当社は、上記「2．利用目的」に記載された目的のために個人情報を利用させていただきます。個人情報の提供は任意ですが、提供にご同意いただけなかった場合は、上記利用目的の一部あるいは全部が履行されない場合があります。

保有個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針（個人情報保護方針）を策定しています。

個人データの取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等を行う際の取り扱い方法、責任者・担当者及び業務等について基本的な取扱い方法を策定しています。

• 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、従業員が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱い規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
• 個人データの取扱い状況について、定期的に内部監査を実施しています。

• 個人データの取扱いについて、従業員に定期的な研修を実施しています。
• 個人データの秘密保持に関する事項を就業規則等に記載しております。

• 従業員の入退室管理及び利用機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
• 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じます。
• 個人データを取り扱う機器、電子媒体を廃棄する際は、適切な契約を締結した委託先により確実に処分します。

• アクセス制御、アクセス者の識別と認証を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定しています。
• 個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

• 外国において個人情報を取扱うにあたっては、定期的に当該国の個人情報保護制度に関する情報を収集し把握した上で、安全管理措置を講じています。

当社では、保有個人データに関して、本人またはその代理人からの、個人情報の開示および個人情報の変更等の依頼に対応いたします。

開示の依頼を行う場合は、当社の個人情報保護担当窓口（個人情報の取り扱いについて参照）へ電話等で「個人情報開示依頼書」をご請求ください。提出すべき書類をお送りいたします。

開示の依頼をする者が、未成年者または成年被後見人の法定代理人、もしくは開示依頼をすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(1)または(2)を同封ください。

保有個人データの開示の依頼を行う場合は、1回の依頼ごとに2,000円の手数料をお納めいただきます。2,000円分の郵便切手を依頼書に同封してください。 なお、手数料の不足、及び手数料未送付の場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、該当する開示の依頼はなかったものと判断します。

• 「保有個人データ」の開示を行わない場合
  次に定める場合は、ご依頼の開示は行いません。開示の不実施を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。また、不実施の場合でも所定の手数料は返却いたしません。
  • 本人が確認できない場合（依頼書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、及び当社に登録の個人情報の住所が一致しないときなど）
  • 代理人による依頼に際して、代理権が確認できない場合
  • 所定の依頼書に不備があり、正しく訂正されなかった場合
  • 開示依頼の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
  • 開示により本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 開示により当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • 法令に違反することとなる場合

個人情報の変更等（利用目的の通知、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、第三者への提供記録の開示）については、電話等で当社個人情報保護担当窓口に「個人情報変更・利用停止等依頼書」をご請求ください。又は、当社のお客様担当へ直接ご依頼ください。

お送りしました当社所定の依頼書に所定の事項を全てご記入の上、下記書類を同封し、当社の個人情報保護担当窓口宛へご郵送ください（提出いただいた書類は、個人情報として適正に取り扱います）。

• 健康保険証など、氏名と住所を確認できる公的な本人証明書類のコピー（本籍地などの機微情報が記載されていた場合、お手数ですが塗り潰すなどの措置をお願い致します）。
  なお、当社のお客様担当へご依頼いただいた場合は、お客様ご本人の確認が得られれば、必要な手続きは当社のお客様担当が処理いたします。

開示依頼における手続きの3．と同様とします。

変更等の場合は、手数料は頂きません。